Правила оформления кассовых документов упростились с 1 июня 2014 года. С этой даты вступило в силу указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (далее – Указание № 3210-У), которое заменило положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Изменения порядка ведения кассовых операций касаются всех учреждений. Рассмотрим, по каким правилам теперь производится расчет лимита остатка кассы, как составляется кассовая книга, как заполнять приходные и расходные кассовые документы. Об этих и других новациях ведения кассовых операций рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Указание № 3210-У устанавливает порядок ведения кассовых операций юридическими лицами. Несомненно, к юрлицам относятся все бюджетные учреждения. При этом согласно пункту 1 Указания № 3210-У, получатели бюджетных средств руководствуются этим документом при ведении кассовых операций. Однако возможны и специальные нормативные правовые акты, регулирующие порядок кассовых операций для определенных получателей бюджетных средств. Формально бюджетные учреждения не относятся к получателям бюджетных средств (ст. 6 Бюджетного кодекса РФ). В то же время, государственные и муниципальные учреждения обязаны применять первичные документы и регистры бухгалтерского учета, установленные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (далее – приказ № 173н). Из этого следует, что бюджетные учреждения руководствуются нормами Указания № 3210-У в части, не противоречащей положениям приказа № 173н. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27 ноября 2012 г. № 02-06-10/4907. И хотя в письме рассмотрена ситуация по применению государственным автономным учреждением норм Положения № 373-П, его выводы применимы и к бюджетным учреждениям в отношении новых правил ведения кассовых операций.
Расчет лимита остатка кассы
Формула для расчета лимита остатка кассы согласно новому порядку ведения кассовых операций осталась прежней. Но теперь учреждение вправе сами выбрать способ расчета лимита остатка кассы. Можно вести расчет лимит остатка кассы из объема поступлений наличной выручки или из объема выдачи наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У). Ранее лимит из объема выдачи денег могли установить лишь те учреждения, у которых не было наличной выручки (п. II приложения к Положению № 373-П). Поэтому сейчас лимит остатка кассы можно пересмотреть и посчитать его так, как выгодно учреждению. Например, если учреждение получало минимальную выручку и выдавало деньги под отчет и на другие цели в большем размере, то расчет лимита остатка кассы лучше произвести из объема выдачи наличных, тогда он будет выше.
У многих учреждений в приказах об утверждении лимита остатка кассы сейчас стоит ссылка на Положение № 373-П. Поэтому стоит выпустить новый приказ со ссылкой на Указание № 3210-У. Но даже если сейчас в приказе нет ссылки на Положение № 373-П, безопаснее переутвердить лимит. Ведь формально старый приказ соответствует уже не действующим правилам.
Учреждениям нужно произвести отдельный расчет лимита остатка кассы для подразделений, которые сдают наличную выручку в банк, а не в головной офис учреждения (п. 2 Указания № 3210-У). При расчете лимита остатка кассы надо учесть выручку или сумму сданных денег конкретного подразделения. Ранее отдельный лимит надо было устанавливать только для обособленных подразделений, которым открыты отдельные счета (п. 1.2 положения № 373-П).
Составление кассовой книги
В новом порядке ведения кассовых операций прямо сказано, что за дни, в которые не было наличных расчетов, кассовую книгу составлять не требуется (п. 4.6 Указания № 3210-У). В Положении № 373-П таких правил не было, поэтому на практике возникали разночтения. Кроме того, учреждения, у которых есть обособленные подразделения, получили право самостоятельно определять, с какой периодичностью такие подразделения будут передавать в центральную кассу копию листа кассовой книги (п. 4.6 Указания № 3210-У). Главное, успеть передать документы до составления бухгалтерской отчетности (промежуточной и годовой). Ранее обособленные подразделения каждый день передавали в головной офис второй экземпляр листа кассовой книги (п. 5.6 Положения № 373-П).
Это общие правила. Но надо учитывать, что Указание № 3210-У предусматривает использование кассовой книги по форме 0310004, а приказ № 173н – по форме 0504514. В этом случае учреждению нужно применять форму 0504514. Однако она не содержит в заголовочной части показателя «Структурное подразделение». Это связано с тем, что ведение книги предусмотрено только в кассе учреждения. Но учреждение вправе при необходимости включить в первичный учетный документ дополнительный реквизит (п. 7 Инструкции № 157н). При этом не стоит забывать, что исключение реквизитов из установленной формы документа не допускается (письмо Минфина России № 02-06-10/4907).
Провести инвентаризацию поможет статья «Инвентаризация кассы».
Приходные и расходные кассовые документы
По новому порядку приходные и расходные кассовые документы может подписывать главный бухгалтер (либо бухгалтер) и кассир. Руководитель ставит подпись за главбуха, только если сам ведет бухгалтерский учет (п. 4.3 Указания № 3210-У). Тем не менее, действующие формы расходных ордеров не поменялись. В них есть место для подписей и руководителя, и главного бухгалтера. Поэтому безопаснее подписать документы и у руководителя учреждения, и у главбуха.
Такая же нестыковка произошла и с приходными ордерами. В пункте 5.1 Указания № 3210-У сказано, что в подтверждение о принятии наличных кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру и ставит только штамп, а расписываться не должен. Тем не менее, на квитанции к приходному ордеру есть место для подписи кассира. Поэтому проще, чтобы кассир расписывался на всех квитанциях.
Из нового порядка также следует, что получатель денег вправе не вписывать от руки сумму, которую получает, а может поставить только подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У). Значит, теперь учреждение вправе заранее вбить эту сумму при распечатке кассового документа.
Ведение кассовых операций: исправление документов
Учреждения получили право исправлять документы, предусмотренные Указанием № 3210-У, за исключением кассовых документов. К кассовым относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.7 Указания № 3210-У). Это формы 0310001 и 0310002, которые предусмотрены как Указанием № 3210-У, так и приказом № 173н.
Чтобы внести исправления, надо зачеркнуть неверные данные, вписать правильные, поставить дату исправления, заверить правки подписью сотрудника, который оформлял документ, и расшифровать ее (поставить фамилию и инициалы).
Заметим, что старые правила тоже запрещали вносить правки в кассовые документы, то есть в приходники и расходники (п. 2.1 Положения № 373-П). Но в прежнем порядке ведения кассовых операций не было норм, которые разрешали исправления. Поэтому инспекторы на местах считали, что запрещено вносить исправления во все документы, вязанные с кассовыми операциями, – кассовую книгу, платежные ведомости и т.п.
Заполнение подотчетных документов
На заявлении о выдаче денег под отчет сотрудник может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.3 Указания № 3210-У). По прежним правилам ведения кассовых операций сумму и срок выдачи денег руководитель заполнял собственноручно (п. 4.4 Положения № 373-П). Теперь этого не требуется.
Ведение кассовых операций: электронные документы
И еще одно интересное новшество, которое отличает новый порядок кассовых операций от старого. Новые правила ведения кассовых операций предусматривают возможность оформлять документы, упоминающиеся в Указании № 3210-У, в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У). Речь не идет о составлении документа на компьютере и выведении его на печать. Это все равно будет бумажный документ. Ведь документы на бумаге можно оформлять от руки или на компьютере. Электронные документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Новая норма позволяет все документы, в том числе и кассовые, оформлять в электронном виде. Выходит, что получателю средств по расходному ордеру нужна электронная подпись для получения денег. Пока трудно представить оформление таких операций с технической стороны. Но в любом случае приказ № 173н не предусматривает использование электронных документов. А значит, бюджетные учреждения пока составлять их не смогут.
Важно запомнить
Бюджетные учреждения с 1 июня 2014 года руководствуются новыми правилами ведения кассовых операций в части, не противоречащей положениям приказа № 173н.

Источник: журнал «Бюджетный учет»